Астана қаласының Энергетика және коммуналдық шаруашылық басқармасының Регламенті

Утверждено приказом
начальника ГУ «Управление
энергетики и коммунального
хозяйства г. Астаны»
 «__»   _______________ 20   г №
 
 
РЕГЛАМЕНТ РАБОТЫ УПРАВЛЕНИЯ ЭНЕРГЕТИКИ И КОММУНАЛЬНОГО ХОЗЯЙСТВА Г.АСТАНЫ
 

  1. I.                  Общие положения

 

  1. Настоящий регламент устанавливает единые правила, определяющие порядок работы ГУ «Управления энергетики и коммунального хозяйства г. Астаны» (далее- Управления) по организационному, правовому, информационно – аналитическому и материально – техническому обеспечению его деятельности. Взаимоотношения Управления с городским маслихатом, городским акиматом и аппаратами акимов районов, их структурными подразделениями, предприятиями, организациями и учреждениями всех форм собственности, строятся, исходя из Положения о государственном учреждении «Управления энергетики и коммунального хозяйства г. Астаны».
  2.  Порядок работы с документами, сроки, установленные настоящим Регламентом, обязательны для всех работников Управления.
  3. Организация и ведение несекретного делопроизводство. Прием обработка и распределении корреспонденции, в том числе электронного документооборота, осуществляется в порядке, установленном начальником управления, или лицом, исполняющим его обязанности, в соответствии с настоящим Регламентом и действующим законодательством, регулирующим делопроизводство.

    Организация и ведение секретного делопроизводство осуществляется в соответствии с Инструкцией по обеспечению режима секретности в Республике Казахстан, утвержденной Правительством Республики Казахстан от 14 марта 2000 года № 390-1бс1

  1. Распорядок работы Управления устанавливается начальником управления в соответствии с Законом Республики Казахстан «О государственной службы» от 23 июля 1999 года № 453 и Трудовым кодексом Республики Казахстан от 15 мая 2007 год. Управление установлена следующая продолжительность рабочего времени: при 40 часовой неделе – 5 (пять) дней по 8 (восемь) часов (начало рабочего дня – в 9.00. часов).
  2. Решение кадровых вопросов осуществляется в соответствии с законодательством Республики Казахстан.
  3. При принятии на работу начальник административной работы обязан ознакомить сотрудника с настоящим Регламентом.
  4. Ведение делопроизводства Управления и обработка корреспонденции, поступающей в Управление, возлагается на административный отдел.
  5. Контроль реализации стратегических приоритетов работы, Управления, протокольных поручений акима и его заместителей обеспечивает начальники отделов и административный отдел.
  6. Распределение обязанностей между начальником и заместителями начальника управления и взаимозаменяемость руководство Управления определяется приказом Управления.

Объем должностных обязанностей заместителей начальника Управления определяется должностными инструкциями, а остальных сотрудников – положениями об отделах и должностными инструкциями.

  1. Табелирование рабочего времени осуществляется административным отделом Управления.
  2.  Для выполнения неотложных, заранее непредвиденных    работ, от срочного выполнения которых зависит дальнейшем нормальная работа Управления, допускается привлечение сотрудников к работе в выходные дни на основании приказа начальника.
  3. Отметка в командировочных удостоверениях хозяйствующих  субъектов ведется отделом, который взаимодействует с откомандированным     лицом.
  4. Командирование начальника управления в пределах Республики Казахстан производится распоряжением акима города Астаны, а специалистов – приказом начальника Управления.
  5. Возмещение расходов работникам по командировке осуществляется согласно Правилам о служебных командировках в пределах Республики Казахстан работников государственных учреждений, содержащихся за счет средств местного бюджета.

По возвращении из командировки работники обязаны в течении пяти рабочих дней представить авансовый отчет в финансово – плановый отдел и командирование удостоверения  а административный отдел.
 

  1. II.              Планирование и организация работы 

 
15.  Управление работает по перспиктивному и текущему планам.
Перспективный план работы составляется на год и определяет пути, формы и методы выполнения задач, возложенных на Управление в соответствии с Законом Республики Казахстан «О местном государственном управлении в Республики Казахстан» от 23 января 2001 года № 148-II.

  1.  Текущий план работы составляется на 1 (один) месяц и предусматривает подготовку вопросов, документов, вносимых на рассмотрение начальнику, а также перечень основных организационно – массовых мероприятий.
  2. Проекты перспективного и текущего плана работы Управления составляется отделами и утверждаются Начальником. На основании перспективного плана разрабатываются ежемесячные планы работы.
  3. Общий   контроль за реализацией вышеуказанных планов осуществляют заместители начальника, которые информируют начальника о ходе их выполнения.
  4. Исключение запланированного вопроса из перечня или перенос его рассмотрения на более поздний срок осуществляется начальником на основании информационный справки, предоставляемой отделом – исполнителем.
  5. Протоколы, мероприятий ведутся сотрудником отдела, ответственным за проведение мероприятия.

Оформление и подписание протокола осуществляется в течение двух рабочих дней после завершения работы семинара или иного мероприятия.
Протоколы подписываются лицом, проводившим совещание.
Порядковые номера протоколам присваиваются на календарный год административным отделом.
 

  1. III.           Порядок рассмотрения

прохождения входящей и исходящей кореспонденции
 

  1. Порядок рассмотрения и прохождения документов в Управлении осуществляется в соответствии с Законом Республики Казахстан от 27 ноября 2000 года «Об административных процедурах».
  2. Входящая корреспонденция, за исключением корреспонденции из вышестоящих и правоохранительных органов, принимается Управлением с 9.00 часов до 15.00 часов с перерывом на обед с 13.00 до 14.00, то есть не менее чем за 3 часа до окончания рабочего времени.

Корреспонденция, поступающая в Управление из вышестоящих, с акимата и правоохранительных органов, принимается в рабочие дни с 9.00 часов до 18.00 часов.

  1. Корреспонденция поступающая в Управление, в том числе полученная отделами нарочно или факсимильной связью, в обязательном порядке регистрируется в журнале входящей корреспонденции.

Документы, поступившие от государственных органов, должны быть оформлены на соответствующем гербовом бланке и содержать следующие обязательные реквизиты: исходящий номер и дату, фамилию исполнителя и номер его телефона, подпись первого руководителя или его заместителя.
Входящая корреспонденция, оформленная с нарушениям требований настоящего Регламента, не принимается.

  1. Принятые, в уставленном настоящим Регламентом порядке, документы регистрируются главным специалистом административного отдела и передаются начальнику управления (либо замещающему лицу).
  2. На рассмотрение начальника управления передается вся входящая корреспонденция, в том числе следующие документы: поручения вышестоящих органов, письма, телеграммы, доклады, и другая корреспонденция, адресованная на имя руководителя; письма организаций и граждан, в которых приводятся факты нарушения законодательства со стороны сотрудник Управления; обращения физических и юридических лиц, адресованные руководителю Управления.
  3. В период нахождения начальника Управления в командировке, в отпуске, документы, перечисленные в пункте 25, рассматривает лицо замещающее начальника Управления.
  4. Результаты предварительного рассмотрения документов, направляемых от начальника Управления, его заместителям на исполнение отражаются в резолюциях. Резолюции должны содержать указания конкретным исполнителям о порядке и характере исполнения документа, а в необходимых случаях – о сроках исполнения.
  5. Документы, рассмотренные начальником Управления и заместителями, направляются на исполнение и ознакомление в соответствующий отдел через главного специалиста административного отдела.
  6. Ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым, если иное не оговорено лицом, давшим поручение. Ответственному исполнителю предоставляется право координации работы соисполнителей.

В случае тиражирование документа подлинник передается ответственному исполнителю, который обязан организовать его исполнение в установленный срок.
Соисполнители документа представляют все необходимые материалы или свои заключения не менее, чем за 4 дня до окончания срока исполнения поручения. В случае, когда руководством Управления срок исполнения установлен 5 дней и  менее, необходимые материалы и заключения представляются  соисполнителями за 2 рабочих дня до истечения установленного срока, если иное не оговорено в резолюции руководства Департамента.  Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременную и качественную подготовку документа.
Срок рассмотрения документов, которые, согласно законодательству, должны быть прошиты и при проверке не должны расшиваться,  в отделе, который является основным исполнителем, составляет – 10 дней, в отделе – соисполнителе – 5 дней.
При этом, основной исполнитель в течение 5 дней представляет соисполнителю  оригиналы рассмотренных материалов (документов, которые, согласно законодательству должны быть прошиты и при проверке не должны расшиваться) с проектом ответа о их рассмотрении. Срок рассмотрения исчисляется со дня поступления данных материалов в Управления.

  1. Отдел, ответственный за исполнение документа, имеет право запрашивать от других отделов необходимую для подготовки информацию на основании служебной записки на имя курирующего заместителя.
  2. Передача контрольных поручений из одного отдела в другой производится только согласно резолюции руководство Управления и обязательно осуществляется через главного специалиста административного отдела.
  3. Ответы на обращения и запросы направляются в течение 15 календарных дней, если иное не установлено законодательством, либо руководством Управления.
  4. После подписание документа руководством Управления, исполнитель регистрирует исходящую информацию у главного специалиста административного отдела. Вторые экземпляры с контрольными карточками обрабатываются, снимаются с контроля под роспись главного специалиста административного отдела и возвращаются исполнителю для оформление дело.
  5. Ответы на поступившие документы подготавливаются исполнителем на языке обращения. Инициативные письма Управления подготавливаются на государственном языке.
  6. При подготовке документов необходимо соблюдать следующие требование: правовые акты Управления готовятся на государственным и официальном языках. Проекты приказов до их подписание согласовываются с соответствующим  отделами. После подписания, приказы регистрируются в административном отделе. Отметки о согласовании проекта приказа регистрируются в административном отделе. Отметки о согласовании проекта приказа помещаются на последнем листе документа или на отдельном листе согласования по установленной форме. Лица, визирующие документы, должны указывать дату визирования и расписываться разборчиво; исходящая из Управления корреспонденция в адрес Акима города подписывается только начальником Управления, при его отсутствии – лицом, исполняющим обязанности начальника Управления. Все исходящие документы визируются независимо от характера акта – исполнителем и начальника отдела, являющегося соисполнителям по данному документу согласно резолюции начальника Управления о распределении документа.
  7. Каждый документ должен содержать отметку о непосредственном исполнителе. Фамилия, инициалы исполнителя и номер его служебного телефона проставляется в нижнем левом углу после подписи или на обороте первого листа документа.

Приложения к письму должны быть завизированы лицом подготовившим эти приложения.
 

  1. IV.                Расмотрение писем, заявлений и жалоб физических и юридических лиц. Прием граждан

 

  1. Обращения, жалобы и заявления физических и юридических лиц (далее по тексту – обращения лиц), поступающие в Управление, регистрирует главный специалист административного отдела и передаются руководству Управления.
  2. Начальники отделов лично рассматривают все обращения лиц в день их поступления, определяют конкретных исполнителей, устанавливают сроки подготовки ответа, контролируют своевременность их исполнения.

Обращения, лиц, для рассмотрения которых не требуется получение информации от иных субъектов, должностных лиц либо проверка с выездом на место, рассматриваются в течение 15 календарных дней.
Обращения лиц, для рассмотрения которых требуется получение информации от иных субъектов, должностных лиц либо проверка с выездом на место, рассматриваются и по иным принимаются решения в течение 30 календарных дней со дня поступления в Управления.
В тех случаях, когда необходимо проведение дополнительного изучения или проверки, срок рассмотрения может быть продлен не более чем на 30 календарных дней с момента продления срока рассмотрения.
Срок рассмотрения по обращениям продлевается начальником Управления либо замещающим лицом или курирующими заместителями.
Если решение вопросов, изложенных в обращении, требует длительного срока, то обращение ставится на дополнительный контроль вплоть до окончательного его исполнения, о чем сообщается заявителю в течении 3 календарных дней.

  1. Отделами обращения лиц, не входящие  в компетенцию Управления, направляются в другие государственные органы и местные исполнительные органы для рассмотрения в соответствии с их компетенцией в срок не позднее 3 дней со дня поступления в Управление с сопроводительным письмом. Заявителю направляется копия сопроводительного письма или сообщается об этом отдельным письмом.
  2. Обращения физических и юридических лиц считаются разрешенными, когда рассмотрены поставленные в них вопросы, по ним принятые необходимые меры и даны ответы заявителям. Ответы даются на языке обращения.
  3. По обращениям лиц, поступившим из других государственных органов, при необходимости, направляются ответы в эти органы.
  4. Прием граждан по личным вопросам проводится начальником Управления и заместителям начальника в соответствии с графиками приема граждан.

Подготовка личного приема граждан начальника Управления организуется административным отделом.
Учет приема граждан ведется главным специалистом административного отдела по карточкам, с указанием фамилии, имени, отчества заявителя, адреса, краткого содержания обращения, поручения и результатов рассмотрения. Одновременно прием граждан регистрируется   в специальных журналах.

  1. Если заявление или жалоба не могут быть разрешены должностным лицом  во время приема, то затрагиваемые в них вопросы излагаются в письменной форме и с ними ведется работа как с письменными обращениями.

 

  1. V.                   Порядок подготовки и визирования ифициальных документов, издаваемых Управлением

 
В целях урегулирования подготовки проектов договоров иных официальных документов, а также их визирования и единого учета, в Управлении установлен следующий порядок.
 

  1. 1.     Договора и дополнительные соглашения

1.1.                   Все проекты договоров и дополнительных соглашений к договорам касающиеся деятельности управления разрабатываются юридическим отделом и составляются в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному экземпляру для сторон.
1.2.                   Визирование производится на оборотной стороне последнего листа проекта договора и дополнительного соглашения, хранящегося в Управлении, напротив соответствующей визируемому лицу фамилии.
1.3.                   Разработанные проекты договоров на предпроектные, проектные и изыскательские работы, а также проекты договоров на проведение государственной экспертизы предпроектной и/или проектной документации, дополнительных соглашений к данным договорам, визируются сотрудником юридического отдела – исполнителем вышеуказанных проектов документов, далее согласовываются и визируются начальником юридического отдела, начальником – финансово – планового отдела, начальником отдела подготовки проектно – технической документации, заместителями начальника Управления.
1.4.                   Разработанные проекты договоров строительного подряда и/или дополнительных соглашений к данным договорам визируются сотрудником юридического отдела, исполнителем вышеуказанных проектов документов, далее согласовываются и визируются начальником юридического отдела, начальником финансового – планового отдела энергетики, курирующими заместителями начальника Управления.
1.5.                   Все проекты договоров и/или дополнительных соглашений к договорам согласованные с указанными в подпунктах 1.3, 1.4 пункта 1 главы 4 настоящего регламента лицами, подлежать рассмотрению и подписанию начальником Управления.
1.6.                   Дополнительные соглашения, касательно продления срока строительства  к договорам, завизированным должностными лицами, указанными в подпунктах 1.4. пункта 1 главы 4 настоящего регламента, в случае отсутствие начальника, подлежат рассмотрению в подписанию курирующими заместителями начальника Управления.
1.7.                   Подлинники подписанных договоров и/или дополнительных соглашений к договорам указанных в подпунктах 1.3 и 1.4 пункта 1 главы 4 настоящего регламента, хранятся в финансово – плановом отделе, копии в юридическом отделе.
1.8.                   Общий срок подготовки, рассмотрения, визирование и окончательного подписания договоров и дополнительных соглашений составляет 30 дней с момента поступления соответствующих документов для заключения договоров и/или дополнительных соглашений к договорам к юристу.
1.9.                   Должностные лица и сотрудники Управления    несут персональную ответственность за информацию предоставленную имя для заключения договоров и дополнительных соглашений к договорам в юридический отдел, а так же за необоснованную задержку визирования документов, подлежащих согласованию в соответствии с настоящим Регламентом.
1.10.               Специалисты юридического отдела несут персональную ответственность в соответствии с Республики Казахстан договоров и дополнительные соглашение заключаемых Департаментом.
 

  1. 2.     Справки о выполненных объемах работ генподрядными организациями

2.1.                   Справки  о выполненных объемах работ (форма №2 и №3) готовятся генеральными подрядчиками и предоставляется инжиниринговой компании.
2.2.                   Справки о выполненных объемах работ (форма №2 и №3), предоставленные генеральными подрядчиками, проверяются и визируются инжиниринговой компанией в соответствии с закрепленным за каждым специалистом приказом начальника Управления перечнем объектов.
2.3.                   Завизированные справки о выполненных объемах работ (форма №2 и №3) лицами, указанными в подпункте 2.2. настоящего регламента, подлежат рассмотрению и утверждению начальником Управления.
2.4.                   Срок рассмотрения, визирования и окончательного утверждения справок о выполненных объемах работ составляет 7 (семь) дней момента их предоставления генеральным подрядчиком, а именно с 25 (двадцать пятого) числа отчетного месяца.
2.5.                   Лица указанные в подпунктах 2.2, 2.3. 2 главы 4 настоящего Регламента несут персональную ответственность за согласованные и завизированные ими справки о выполненных объемах работ.
2.6.                   Инжиниринговые компании несут персональную ответственность за соответствие фактически выполненных объемов и качество выполненных работ завизированным ими актам выполненных работ.
2.7.                   Акты выполненных работ по предпроектным и проектным работам и государственной экспертизе готовятся генеральными проектировщиками /исполнителями и предоставляются в отдел подготовки проектно – технической документации.
2.8.                   Акты выполненных работ по предпроектным и проектным работам и государственной экспертизе предоставленные генеральными проектировщиками (исполнителями) проверяются и визируются начальником и специалистами отдела подготовки проектно – технической документации.
2.9.                   Срок рассмотрения визирование и утверждения актов выполненных работ по предпроектным  договорам составляет  5 (пять) дней с момента их предоставления генеральным проектировщиком исполнителем.
2.10.               Лица указанные в подпункте 2.3. настоящего Регламента несут персональную ответственность за согласованные ими справки о выполненных объемах работ.
 

  1. 3.     Порядок финансирование строительства объектов

3.1.                   На основании заключенных договоров и соответствии с утвержденными  актами выполненных работ, финансовым – плановым отделом ведется учет по освоению капитальных вложений по объектам и по каждому исполнителю работ. В пределах лимита бюджетных средств, предусмотренных по плану финансирования на соответствующий год, финансовый – плановый отдел планирует ежемесячное, по объектное распределение денежных средств. Плановое распределение согласовывается с начальником Управления.
3.2.                   Специалист финансового – планового отдела в соответствии с Правилами  финансовых процедур по исполнению бюджета и ведению форм отчетности (периодически и годовой) для государственных учреждений, содержащихся за счет государственного бюджета, утвержденных Постановлением Правительства РК от 25 июля 2002 года № 832, предоставляет сведения, для текущих платежей специалисту для   осуществления своевременных платежей, согласно предъявленным документам и актам выполненных работ. Начальник и специалисты финансово – планового отдела несут персональную ответственность за своевременный, достоверный и полный учет осуществленных платежей на счета получателей в соответствующие банки или организации, осуществляющие отдельные виды банковских операций.
3.3.                   Начальник и специалисты финансового – планового отдела несут персональную ответственность за доверенность причитающихся платежей, несвоевременное оформление платежей, перечисляемых со счета получателей, а также за целевое использование средств государственного бюджета и/или принятие  обязательств о расходовании этих средств сверх утвержденного плана финансирование.
 
VI.  Взаимодействие Управления с акиматом города Астаны и другими организациями
 

  1. Планерные заседания сотрудников Управления проводятся с целью координации деятельности работы Управления.
  2. Планерные заседания сотрудников Управления с участием заместителей начальника Управления и начальников отделов, проводятся каждый понедельник текущей недели.
  3. Все планерные заседания сотрудников Управления проводятся начальником Управления, а в его отсутствие одним из заместителей начальника, по поручению начальника Управления.
  4. На всех планерных заседаниях, административным отделом ведется протокол планерного заседания, где указываются предмет обсуждаемых вопросов, поручения  сделанные в ходе рассмотрения вопросов, ответственные лица из них исполнения и срок исполнения поручений.
  5. Копия протокола планерного заседания вручается начальнику Управления, заместителями начальника Управления, начальникам отделов.
  6. Контроль за исполнением поручений указанных в протоколе, осуществляет административный отдел.

 
VII. Порядок выдачи служебных удостоверений
 

  1. Начальнику Управления выдается служебное удостоверение подписанное акимом города Астаны.
  2. Заместителям начальника и специалистам Управления выдается служебное удостоверенье, подписанное начальником Управления.
  3. Учет, хранения и выдача служебных удостоверений возлагается на административный отдел.
  4. Владельцы служебных удостоверений несут персональную ответственность за их сохранность. Передача служебных удостоверений другим лицам запрещается.
  5. В случае утери служебного удостоверения сотрудник Управления незамедлительно обязан письменно доложить об утере начальнику Управления.
  6. Положения закрепленные в пунктах 4 и 5 главы VIII настоящего  Регламента подлежат обязательному и строгому исполнению сотрудниками Управления. В случаях их нарушения проводится служебное расследование, по результатам которого могут налагаться дисциплинарные взыскание в соответствии с Законом РК от 23 июля 1999 года № 453-1 «О государственном службе» и Трудового Кодекса РК.

 
VIII. Порядок производства платежей исполнителям работ
 

  1. Платежи производится согласно Правил финансовых процедур в соответствии с условиями договора, оговаривающими как оплату аванса, так и оплату за выполненные работы.
  2. Оплата аванса производится в соответствии с условиями договора, оговаривающими сумму и срока платежа. По хозяйственным договорам оплата аванса производится в соответствии с Правилами финансовых процедур, а также договорными условиями.
  3. Оплата за выполненные работы производится согласно предоставленных актов выполненных работ по форме № 3 КС. Формы № 3 КС должны, подписаны специалистами согласно утвержденного регламента. По хозяйственным договорам оплата производится на основании счетов – фактур, накладных, либо актов выполненных работ.
  4. Специалисты финансового – планового отдела выполняют расчеты платежей в соответствии с бюджетными программами.
  5. Счета к оплате подписываются главным бухгалтером учреждения, имеющим право второй подписи и начальником учреждения, имеющим право первой подписи руководителя.

 
 
Начальник
административного отдела                                                      Т. Нургазинов